Hiểu tường tận về hệ thống văn bản nội bộ trong doanh nghiệp

Hệ thống văn bản nội bộ gồm những loại văn bản nào? Trình tự hiệu lực của các loại văn bản như thế nào? Nguyên tắc xây dựng, yêu cầu đối với các loại văn bản ra sao?

Hệ thống văn bản nội bộ (VBNB) gồm 02 loại: Văn bản định chế và văn bản cá biệt

Văn bản định chế: là các văn bản thuộc hệ thống văn bản nội bộ điều chỉnh các mối quan hệ phát sinh mang tính ổn định, lâu dài trong quá trình tổ chức, quản lý, điều hành và hoạt động của Công ty nhằm thi hành hoặc triển khai thực hiện các quy định của Pháp luật cũng như các chính sách của Công ty.

Văn bản định chế gồm: Chính sách; Quy chế; Quy định; Quy trình; Hướng dẫn; Sổ tay

Chính sách.

Chính sách là văn bản được ban hành nhằm đưa ra các định hướng, đường lối chung liên quan tới hoạt động của Công ty hoặc liên quan đến từng mảng lĩnh vực, nghiệp vụ trong từng giai đoạn, thời kỳ.

Chính sách có hiệu lực cao nhất (sau Điều lệ) trong hệ thống VBNB của Công ty. Các văn bản cấp dưới không được trái với các quy định tại Chính sách.

Quy chế

Quy chế là văn bản quy định những nguyên tắc cơ bản, tổng thể về tổ chức và hoạt động của bộ máy quản trị, điều hành, kiểm soát của Công ty; quy định việc triển khai hoặc cụ thể hóa quy định của các văn bản pháp luật; cụ thể hóa đường lối, chính sách, chiến lược của Công ty; quy định mang tính nguyên tắc, tổng thể về phân cấp, phân quyền tương ứng với từng nội dung điều chỉnh.

Quy chế có cấp độ hiệu lực sau Chính sách.

Quy định

Quy định, bao gồm Quy định về nghiệp vụ chung và Quy định về sản phẩm và dịch vụ, là văn bản được ban hành nhằm triển khai tổ chức và hoạt động của bộ máy quản trị, điều hành, kiểm soát của Công ty; cụ thể hóa các quy định của Quy chế trên cơ sở quy định của pháp luật; thực thi các vấn đề được quy định trong Chính sách và quy định về các vấn đề khác trong hoạt động của Công ty; quy định về sản phẩm và dịch vụ của Công ty.

Quy định có cấp độ hiệu lực sau Chính sách và Quy chế.

Quy trình

Quy trình là văn bản tác nghiệp thuộc hệ thống VBNB được ban hành nhằm quy định trình tự, thủ tục, các bước thực hiện nghiệp vụ, cung ứng sản phẩm dịch vụ của Công ty trên cơ sở trách nhiệm, quyền hạn của các cá nhân, đơn vị liên quan trong quá trình thực hiện.

Quy trình có cấp độ hiệu lực sau Chính sách, Quy chế, Quy định.

Hướng dẫn

Hướng dẫn là văn bản tác nghiệp thuộc hệ thống VBĐC được ban hành nhằm hướng dẫn thực hiện Quy định, Quy trình mang tính cụ thể hơn về nghiệp vụ, sản phẩm hoặc hướng dẫn chi tiết để thực hiện các quy trình nghiệp vụ, hoặc một vấn đề cụ thể.

Hướng dẫn có cấp độ sau Chính sách, Quy chế, Quy định và ngang cấp hiệu lực với Sổ tay.

Sổ tay

Sổ tay là văn bản thuộc hệ thống VBĐC được ban hành nhằm khái quát, tóm tắt hoặc thể hiện chi tiết các nội dung đối với từng lĩnh vực, mảng nghiệp vụ trong hoạt động của Công ty để cung cấp thông tin tới cán bộ nhân viên Công ty.

Sổ tay có cấp độ hiệu lực sau Chính sách, Quy chế, Quy định và ngang cấp hiệu lực với Hướng dẫn.

Văn bản cá biệt là các văn bản thuộc hệ thống văn bản nội bộ được ban hành để điều chỉnh những vấn đề cụ thể hoặc xử lý các công việc cụ thể mang tính hành chính sự vụ.

Văn bản cá biệt bao gồm: Văn bản cá biệt thông thường và Văn bản trao đổi nghiệp vụ

Văn bản cá biệt thông thường gồm các Chỉ thị, Quyết định, Công văn, Thông báo, Nội quy… là các văn bản thuộc hệ thống VBCB được ban hành nhằm điều chỉnh những vấn đề cụ thể hoặc xử lý các công việc mang tính sự vụ.

Các VBCB thuộc loại này có hiệu lực theo thẩm quyền ban hành từ cao xuống thấp và có giá trị áp dụng đối với từng đối tượng mà các văn bản này điều chỉnh.

Văn bản trao đổi nghiệp vụ gồm các Công văn, Thông báo, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Đề án, Thư công tác… là các văn bản thuộc hệ thống VBCB được ban hành nhằm truyền tải sự chỉ đạo, điều hành của cấp trên xuống cấp dưới; truyền tải thông tin từ cấp dưới lên cấp trên hoặc trao đổi ý kiến giữa các đơn vị với nhau nhằm thực hiện công tác quản lý hành chính, nhân sự, tổ chức, giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc… trong Công ty.

Các VBCB thuộc loại này có hiệu lực ngang nhau và có giá trị áp dụng đối với tùy từng đối tượng mà các văn bản này điều chỉnh.

Nguyên tắc, yêu cầu trong việc xây dựng và ban hành văn bản nội bộ.

Các nguyên tắc trong việc xây dựng, ban hành VBNB

Đảm bảo tuân thủ Pháp luật, Điều lệ Công ty

Các văn bản được xây dựng theo nguyên tắc không trùng lặp nhau và mang tính dẫn chiếu nhau.

Văn bản cấp dưới nhằm cụ thể hóa quy định của văn bản cấp trên, không trái hoặc mâu thuẫn với các văn bản cấp trên. Trong trường hợp văn bản cấp dưới trái hoặc mâu thuẫn với văn bản cấp trên thì nội dung được quy định tại văn bản cấp cao hơn sẽ có giá trị áp dụng.

Yêu cầu cơ bản trong việc xây dựng, ban hành VBNB

Đối với Quy chế: Phải có các quy định về căn cứ pháp lý; các điều khoản quy định về mục đích, đối tượng, phạm vi áp dụng, nguyên tắc áp dụng, thực hiện; thẩm quyền, trách nhiệm của các đơn vị, bộ phận, cá nhân có liên quan.

Đối với Quy định, Quy trình: Ngoài những yêu cầu trên như Quy chế, văn bản phải thể hiện được cơ chế, trách nhiệm tác nghiệp cụ thể giữa các đơn vị liên quan, quy trình phối hợp hoặc lưu đồ, mẫu biểu kèm theo.

Đối với các Chỉ thị: văn bản phải xác định được mục đích, nội dung chỉ đạo, công việc cụ thể phải làm, kết quả và thời gian yêu cầu.

Đối với các loại văn bản khác: văn bản phải xác định rõ được đối tượng, phạm vi áp dụng, mục đích, thông tin, trách nhiệm và cơ chế tổ chức thực hiện.

Phùng Thị Luyến